Zaken doen met een uitzendbureau/detacheringsbureau

Inspectie SZW Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Checklist werken met uitzendbureaus (5 maart 2021)

Overzicht van alle checkpunten

Borgen en keurmerken uitzendbureau
Staat het uitzendbureau juist geregistreerd bij de Kamer van Koophandel?
Is het uitzendbureau gecertificeerd door de Stichting Normering Arbeid?
Is het uitzendbureau lid van een brancheorganisatie?
Betaalt het uitzendbureau de uitzendkrachten genoeg?
Factureert het uitzendbureau correct?
Heeft het uitzendbureau een G-rekening?

Uw eigen verantwoordelijkheid als inlener
Heeft u de identiteit van uw uitzendkrachten gecontroleerd?
Heeft u gecontroleerd of de uitzendkracht legaal in Nederland werkt?
Zorgt u voor een gezonde en veilige werkplek voor de uitzendkrachten?
Checklist werken met uitzendbureaus 5 maart 2021 1 van 10

Staat het uitzendbureau juist geregistreerd bij de Kamer van Koophandel?

Waarom checkt u dit?
Uitzendbureaus die in Nederland werken, moeten geregistreerd staan in het Handelsregister van de
Kamer van Koophandel. Bij die registratie moet ook staan dat zij arbeidskrachten ter beschikking
stellen. Als inlener bent u wettelijk verplicht om dit te controleren. Staat het uitzendbureau waarmee
u zakendoet niet juist geregistreerd? Dan kan dit erop wijzen dat u te maken heeft met een
onbetrouwbaar uitzendbureau. Als u in zee gaat met een uitzendbureau dat niet geregistreerd staat,
riskeert u een boete van de Inspectie SZW. Controleer dit dus goed.

Hoe checkt u dit?
Doe de ‘Waadi-check’ op de website van de Kamer van Koophandel. Zo controleert u of het
uitzendbureau waarmee u zakendoet, op de juiste manier geregistreerd is. Vul het KvK-nummer van
het uitzendbureau in. Twee tips:
– Sla een afbeelding op of maak een print van de pagina waarop de registratie vermeld staat. Liefst
voordat u het uitzendbureau een opdracht geeft. Zorg dat u deze pagina kunt laten zien bij een
inspectie van de Inspectie SZW.
– Controleer of het KvK-nummer op de offerte en factuur van het uitzendbureau met elkaar
overeenkomen.

Is het uitzendbureau gecertificeerd door de Stichting Normering Arbeid?

Waarom checkt u dit?
Als uw uitzendbureau het keurmerk heeft van de Stichting Normering Arbeid (SNA), beperkt u het
risico dat ú aansprakelijk wordt gesteld voor niet afgedragen loonheffingen en btw. Daarbij
verplichten sommige cao’s het om zaken te doen met uitzendbureaus die SNA-gecertificeerd zijn.
Check daarom of uw cao hier iets over zegt.
Als uw uitzendbureau het keurmerk heeft van de Stichting Normering Arbeid (SNA), dan kunt u zich
vrijwaren voor niet afgedragen loonheffingen en btw (zie ‘Heeft het uitzendbureau een G-rekening?’
in deze checklist). Daarbij verplichten sommige cao’s het om zaken te doen met uitzendbureaus die
SNA-gecertificeerd zijn.
Check daarom of uw cao hier iets over zegt.

Hoe checkt u dit?
Controleer of uw uitzendbureau SNA-gecertificeerd is op www.normeringarbeid.nl. Daar kunt u zich
ook aanmelden voor de ‘SNA-attenderingsservice’. Die informeert u als er iets verandert in de
certificering van het uitzendbureau waarmee u zakendoet.

Certificatie door de SNA
De SNA beoordeelt Nederlandse uitzendbureaus volgens de norm NEN 4400-1, en buitenlandse
uitzendbureaus volgens de norm NEN 4400-2. Inspectie-instellingen controleren onder meer of de
uitzendbureaus zich houden aan de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag en de
identificatieplicht, of ze correct factureren en of ze voldoende loonheffingen en/of btw betalen.
Doet u zaken met een SNA-gecertificeerd uitzendbureau? Dan wordt u niet aansprakelijk gesteld als
het uitzendbureau onvoldoende loonheffingen en btw betaalt. U moet dan wel een deel van het
factuurbedrag overmaken naar een geblokkeerde rekening. En voldoen aan alle andere voorwaarden
van de vrijwaringsregeling. U leest er meer over in paragraaf 6.3 van de folder ‘Aansprakelijkheid
voor loonheffingen en btw bij inlening van personeel’ van de Belastingdienst.

Is het uitzendbureau lid van een brancheorganisatie?

Waarom checkt u dit?
Brancheorganisaties in de uitzendsector zetten zich in voor goede arbeidsomstandigheden. Zij
stellen kwaliteitseisen aan hun leden, controleren of zij de cao naleven, en helpen hen bij
deskundigheidsbevordering.

Hoe checkt u dit?
Kijk op abu.nl en nbbu.nl. Deze brancheorganisaties hebben een overzicht van hun leden op hun
website staan.

Betaalt het uitzendbureau de uitzendkrachten genoeg?
Waarom checkt u dit?
Een uitzendbureau mag zelf bepalen welk uurtarief het in rekening brengt. Maar het moet de
uitzendkrachten wel genoeg betalen. Dat is in ieder geval het wettelijke minimumloon. Daarnaast
geldt dat uitzendkrachten dezelfde beloning moeten krijgen als werknemers die bij u in dienst zijn en
hetzelfde werk doen. Dit staat in de cao voor uitzendkrachten. Als uitzendkrachten te weinig betaald
krijgen, kunnen zij ook u daarvoor aansprakelijk stellen.

Hoe checkt u dit?
Het uitzendbureau moet genoeg betalen aan de uitzendkracht. Maar daarvoor moet het wel weten
wat voor beloning werknemers in uw bedrijf krijgen. Het doorgeven van die informatie is uw
verantwoordelijkheid. Zorg daarom dat u het uitzendbureau informeert over de volgende regelingen
voor werknemers in uw bedrijf:
het brutoloon;
– ATV of ADV
– toeslagen voor overwerk en onregelmatige uren
– loonsverhogingen
– onkostenvergoedingen
– periodieken
Zorg dat u dit schriftelijk vastlegt, zodat u kunt aantonen wat u heeft doorgegeven. Neem deze
regelingen ook mee in het uurtarief dat u met het uitzendbureau afspreekt. En vraag het
uitzendbureau om een schriftelijke garantie dat de uitzendkrachten de beloning krijgen waar ze recht
op hebben.

SNCU helpt!
De SNCU (Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten) geeft voorlichting over de cao voor
Uitzendkrachten en controleert naleving van de cao. Op de website van de SNCU leest u er meer
over. Heeft u vragen over de cao? Neem dan contact op met de SNCU-helpdesk.

Factureert het uitzendbureau correct?
Waarom checkt u dit?
Facturen moeten voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Onduidelijke en onjuiste facturen kunnen
erop duiden dat het uitzendbureau zich niet aan de administratieve regels houdt.

Hoe checkt u dit?
Op een factuur moeten onder andere het KvK-nummer, het btw-nummer en een volledig adres
staan. Maar er zijn meer eisen. U vindt ze op de website van de Belastingdienst, op de pagina
Factuureisen.

Heeft het uitzendbureau een G-rekening?
Waarom checkt u dit?
Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening. Het uitzendbureau kan het saldo op de G-rekening
alleen gebruiken om loonheffingen en btw aan de Belastingdienst te betalen.
Betaling op de G-rekening van het uitzendbureau kan u onder voorwaarden vrijwaren van gehele of
gedeeltelijke aansprakelijkheid voor de loonheffingen en btw die het uitzendbureau verschuldigd is.

Hoe checkt u dit?
Vraag het uitzendbureau of het een G-rekening heeft. U herkent een G-rekening aan de eerste twee
nummers van het bankrekeningnummer: 99. In een IBAN-code zijn dit het tiende en het elfde karakter.

G-rekening en SNA-gecertificeerd uitzendbureau
Handelt u met een SNA-gecertificeerd uitzendbureau en gebruikt u de G-rekening van dit
uitzendbureau? Dan kunt u gehele aansprakelijkheid voorkomen als het uitzendbureau de
loonheffingen of btw niet betaalt.

Zo doet u het goed:

• Stort 25 procent van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van het uitzendbureau. Is
  de btw ‘verlegd’? En betaalt u dus de btw in plaats van het uitzendbureau? Stort dan 20 procent
  van het factuurbedrag.

• Zorg dat u ook voldoet aan de andere voorwaarden van de vrijwaringsregeling. U leest er meer
  over in paragraaf 6.3 van de folder ‘Aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw bij inlening van
  personeel’ van de Belastingdienst.

Doet u zaken met een uitzendbureau dat NIET SNA-gecertificeerd is? Dan krijgt u geen volledige
vrijwaring van aansprakelijkheid. Maar u kunt uw aansprakelijkheid wel matigen door te betalen op
de G-rekening van het uitzendbureau. Ook hier gelden aanvullende voorwaarden. U leest er meer
over in paragraaf 6.3 van de folder ‘Aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw bij inlening van
personeel’ van de Belastingdienst

Heeft u de identiteit van uw uitzendkrachten gecontroleerd?
Waarom checkt u dit?
Het is belangrijk om te weten wie er bij u op de werkvloer staat. U bent daarom verplicht de
identiteit van uitzendkrachten te controleren vóór het begin van het werk. Dat is belangrijk om
fraude tegen te gaan, zoals belastingfraude en identiteitsfraude. En om illegale tewerkstelling te
voorkomen. Controleert u de identiteit van uitzendkrachten niet regelmatig? Dan riskeert u een
boete.

Hoe checkt u dit?
Iedere uitzendkracht moet altijd een origineel identiteitsbewijs bij zich hebben als hij of zij voor u
aan het werk is. U kunt de identiteit van de uitzendkracht als volgt controleren:

• Vraag de uitzendkracht om een geldig, origineel identiteitsbewijs. Dus géén kopie en géén
  rijbewijs.

• Laat de uitzendkracht zijn of haar handtekening zetten. Vergelijk die met de handtekening op het
  identiteitsbewijs.
  U leest een uitgebreide instructie in het Stappenplan Verificatieplicht van de Inspectie SZW.
  Hoe bewaar ik de gegevens van uitzendkrachten?
  Uitzendkrachten uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
  Heeft de uitzendkracht de nationaliteit van Nederland, een ander EER-land of Zwitserland? Dan mag
  u géén kopie van het identiteitsbewijs maken. U registreert de uitzendkracht door de volgende
  gegevens van het identiteitsbewijs (géén rijbewijs) over te nemen in uw administratie:
  – naam, adres en woonplaats van de uitzendkracht
  – geboortedatum
  – Burgerservicenummer
  – nationaliteit
  – soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur
  – als dat van toepassing is: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning,
  tewerkstellingsvergunning of notificatie, inclusief nummer en geldigheidsduur
  – naam, adres en woonplaats van het uitzendbureau
  – specificatie van de gewerkte uren
  Uitzendkrachten van buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
  Heeft de uitzendkracht niet de nationaliteit van een EER-land of Zwitserland? Vraag dan het
  uitzendbureau om een kopie van het identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart – géén rijbewijs) van de
  uitzendkracht. Controleer of de kopie inderdaad klopt met de identiteit van de uitzendkracht. En
  bewaar de kopie in uw administratie tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin de uitzendkracht uit
  dienst is. Anders riskeert u een boete.
  
  Heeft u gecontroleerd of de uitzendkracht legaal in Nederland werkt?
  Waarom checkt u dit?
  Als u uitzendkrachten inhuurt, moet u controleren of zij in Nederland mógen werken – eventueel met
  een werkvergunning. Als hun vergunning niet in orde is, riskeert u een boete van de Inspectie SZW.
  Hoe checkt u dit?
  Uitzendkrachten mogen vrij in Nederland werken in de volgende gevallen:
  – Ze hebben de nationaliteit van een EER-land of Zwitserland.
  – Ze hebben de nationaliteit van een land buiten de EER of Zwitserland, én:
  – een paspoort met een officiële sticker waarop staat ‘Arbeid wel toegestaan:
  tewerkstellingsvergunning niet vereist’, óf:
  – een verblijfsvergunning met een Aanvullend document waarop staat dat arbeid is toegestaan (een
  ‘Gecombineerde vergunning verblijf en arbeid’).
  In alle andere gevallen moet het uitzendbureau beschikken over een tewerkstellingsvergunning
  (TWV) van het UWV. Het uitzendbureau vraagt zo’n vergunning aan op naam van de buitenlandse
  werknemer. Die mag daarmee dan in uw bedrijf het werk doen dat op de werkvergunning staat.
  Vraag het uitzendbureau om een kopie van deze vergunning en bewaar deze in uw administratie,
  samen met het identiteitsbewijs van de uitzendkracht. Dit is verplicht volgens de Wet arbeid
  vreemdelingen (artikel 15, lid 2 en lid 4)
  Als er geen geldige vergunning is, dan riskeert u als inlener ook een boete. Heeft het uitzendbureau
  de vergunning niet aangevraagd? Dan moet u dat alsnog doen bij het UWV of de IND. Een
  buitenlandse werknemer mag pas beginnen met werken als u of de werknemer de werkvergunning
  gekregen heeft. U leest meer over de werkvergunning op de website van het UWV.
  Sociale premies betalen of niet?
  Huurt u buitenlandse arbeidskrachten in via een uitzendbureau of (onder)aannemer? Dan betalen
  deze arbeidskrachten misschien al sociale verzekeringspremies in het buitenland. Is dat het geval?
  Vraag de uitlener of de buitenlandse werknemer dan om een A1-verklaring. Die vraagt hij aan bij de
  organisatie voor sociale zekerheid in zijn land. Met de A1-verklaring kan het uitzendbureau aantonen
  dat zij voor deze werknemer in Nederland geen premies hoeft te betalen. Zonder A1-verklaring moet
  u die premies wel betalen.
  
  Zorgt u voor een gezonde en veilige werkplek voor de uitzendkrachten?
  Waarom checkt u dit?
  Als u uitzendkrachten inhuurt, moet u er samen met het uitzendbureau voor zorgen dat zij gezond en
  veilig kunnen werken. Krijgt een uitzendkracht een ongeluk op de werkplek? Dan bent u, als
  opdrachtgever, verantwoordelijk. U leest er meer over op de website van de Inspectie SZW.
  Hoe regelt u dit?
  Wilt u weten hoe u uw werknemers – inclusief uitzendkrachten – een veilige en gezonde
  werkomgeving biedt? Kijk dan op Zelfinspectie.nl en op Arboflexbranche.nl. Daarmee checkt u of u
  de arbeidsrisico’s binnen uw bedrijf kent, en of u de juiste maatregelen neemt.
  De Arbeidstijdenwet: uw verantwoordelijkheid
  Als u uitzendkrachten inhuurt, bent u verantwoordelijk voor het naleven van de Arbeidstijdenwet –
  niet het uitzendbureau. U moet er dus zelf voor zorgen dat de uitzendkrachten niet langer werken
  dan toegestaan. Zorg daarom dat u een goede urenregistratie bijhoudt.
  Checklist werken met uitzendbureaus 5 maart 2021 10 van 1 0